La mission de conseil pas à pas

1. L'examen préliminaire

Suite à la demande du client nous planifions une visite sur place pour une réunion exploratoire au cours de laquelle nous ferons la connaissance des personnes qui seront impliquées dans le projet.

Nous écoutons l'histoire, votre histoire, les besoins et les objectifs. Nous complétons notre première échange de vues par une première et brève observation du fonctionnement opérationnel. Nous sommes alors prêts à élaborer une proposition détaillée. Ce document décrit en détail notre approche et prévoit un aperçu des tâches à accomplir et une estimation du temps nécessaire pour les réaliser. Nous définissons clairement les objectifs et les résultats attendus.

Notre objectif de cet examen préliminaire est de clairement définir et délimiter la problématique et de présenter un plan de travail qui après avoir été acceptée par le client, forme la base d'une coopération optimale.

2. La mission de conseil : définir la Vision

Le Kick off.

• le projet démarre par une session d'introduction (Kick Off) avec les membres de l'équipe de projet et vise à faire la première connaissance et de présenter le projet, la démarche à suivre et de préparer le déroulement des tâches à accomplir, les modes de coopération.

L'observation du 'terrain'

• Nous passons alors à l'observation du terrain pour bien comprendre les procédures de travail et aussi pour nous rendre compte des attentes et remarques du personnel opérationnel.
• Nous étudions ainsi les flux et les processus et préparent un entretien avec le responsable systèmes pour bien comprendre le support informatique. Lors de cette rencontre nous voyons également comment identifier les données dont on a besoin pour réaliser notre analyse.

L'analyse approfondie des données

• Lors de cette analyse approfondie des données nous cherchons tous les éléments dont on aura besoin pour bien cerner les caractéristiques spécifiques de la situation actuelle AS IS.

Discussions des résultats avec l'équipe de projet

• Les résultats des observations et de l'analyse des données sont documentés et discutés à fond au sein de l'équipe du projet. Ainsi nous créons un language commun entre les membres de l'équipe, ce qui nous permet de créer un climat de confiance propice à une collaboration profonde lors des étapes suivantes du projet.

Réflexions sur le plan d'action

• Nous avons maintenant une vue claire sur les forces et faiblesses de l'organisation et sont prêts pour identifier les domaines d'amélioration et le plan d'action

La présentation interactive à la direction

• La présentation interactive à la direction termine cette phase du projet. Elle a pour but de communiquer de façon claire non seulement les résultats des investigations mais également les forces maîtresses et le timing de notre plan d'action. Le but fondamental est de créer une vision commune pour la réalisation future. Cette analyse des données constitue la base de la phase suivante.

3. Réaliser les détails de la Vision

Dans cette phase, les détails de la solution seront entièrement élaborées en étroite coopération avec les équipes locales. Ainsi, l'expérience et l'expertise de nos consultants sont largement enrichis par l'apport des équipes locales. De cette façon, nous arrivons à un concept unique et spécifique taillé 100% aux besoins de l'organisation.

Le concept est donc construit pas par pas en étroite collaboration avec l'équipe locale et apporte des réponses aux questions fondamentales telles que :

• l'optimisation du service à la clientèle
• la maîtrise des coûts
• Optimisation de la planification de la production, des niveaux de stocks, des réseaux de distribution, etc.
• le layout détaillé et le fonctionnement optimal de l'entrepôt
• le système informatique pour supporter le fonctionnement optimal
• la structure optimale de l'organisation, la détermination des responsabilités et des caux de communication
• le suivi de la performance
• ...

4. La co-gestion lors de la mise en place.

Maintenant qu'il existe une vision claire, et que les détails des approches opérationnelles sont prêts à la réalisation sur le terrain, le processus de changement peut évoluer vers la phase de la mise en place. La réalisation de la nouvelle vision et le changement de culture nécessaire au succès du projet font l'objet de cette étape.

La CO-GESTION est devenue un facteur clé du succès dans un programme d'amélioration de la productivité et du service client.

Notre expérience nous a appris qu'un processus de changement réussi doit être géré par des équipes expérimentés qui maîtrisent non seulement les aspects techniques de la nouvelle solution mais également les aspects psychologiques, de formation et de communication. Leur mission est d'orienter la vision, de soutenir la volonté de changement et de guider l'entreprise sur le chemin difficile vers la nouvelle solution.

Le but principal de la co-gestion est donc d'assister l'équipe de direction à réaliser une transition souple et sans incidents. La recherche de l'équilibre entre les aspirations des individus et l'optimisation de la coopération entre les équipes en est la clé du succès.